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Note d’information du 10 août 2026
Avec la réforme de la facture électronique, plusieurs situations peuvent se manifester pour traiter les frais de restauration des collaborateurs ou des chefs d’entreprise.
Comment les entreprises doivent-elles gérer les notes de restaurant des collaborateurs (ou du chef d’entreprise) avec la réforme de la facture électronique ?
À quelques semaines de l’échéance du 01/09/2026, la DGFiP vient de publier une fiche. Elle rappelle tout d’abord que les tolérances demeurent inchangées (cf. le BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20).
C’est notamment le cas des opérations inférieures ou égales à 150 euros HT avec un client assujetti. Dans ce cas « un ticket de caisse mentionnant le taux et le montant de la TVA, le montant HT et le montant TTC est nécessaire pour exercer le droit à déduction. La déduction de la TVA figurant sur le document remis est également subordonnée à la mention, par le client, de son identification complète sur la partie prévue à cet effet », rappelle l’administration. Dès que le montant de la note dépasse 150 € HT, une facture comportant toutes les mentions est obligatoire.
La DGFiP distingue trois grandes situations pour traiter les notes de restauration.
1er cas : le collaborateur (ou le chef d’entreprise) n’indique pas qu’il se restaure à titre professionnel
« Comme il ne spécifie pas qu’il a besoin d’une facture libellée au nom de l’entreprise, il est considéré par le restaurateur comme un particulier (ou non-assujetti). Le collaborateur règle le repas (sur ses deniers personnels) et demande l’émission d’un ticket de caisse pour conserver une trace de la transaction et disposer d’une pièce justificative à joindre à sa note de frais pour être remboursé par son entreprise, résume l’administration.
Cette opération, réalisée entre le restaurateur (assujetti) et le collaborateur (non assujetti), ne relève pas de l’obligation de facturation électronique mais des obligations de transmission à l’administration des données de transaction (e-reporting de transaction) et des données de paiement (e-reporting de paiement) », est-il ajouté. Rappelons que les obligations de e-reporting s’imposent aux grandes entreprises et aux ETI au 01/09/2026 et aux autres entreprises au 01/09/2027.
Un problème se pose dans cette situation pour les opérations supérieures à 150 euros HT
« Le collaborateur demandera certainement le remboursement du repas en joignant à sa note de frais le justificatif obtenu du restaurant, imagine la DGFiP. Si la charge est justifiée, la déduction en comptabilité de ces frais de repas par l’entreprise sera admise mais, comme c’est déjà le cas aujourd’hui, il existe un risque de non-déductibilité et de non-récupération de la TVA afférente.
En effet, l’émission d’une facture étant obligatoire dans le cadre d’une transaction entre deux professionnels assujettis à la TVA, le ticket de caisse remis au collaborateur n’est pas une pièce justificative suffisante pour permettre la déductibilité de la TVA. Néanmoins, pour les seules activités de restauration, la doctrine prévoit une mesure de bienveillance concernant la déductibilité de la TVA pour les factures de faible montant jusqu’à 150 € HT ».
2e cas : le collaborateur demande immédiatement une facture libellée au nom de son entreprise
Ce cas relève d’une transaction domestique entre deux assujettis à la TVA. Le restaurateur doit donc émettre une facture électronique — rappelons, même si la DGFiP ne le fait pas, que cette obligation s’applique aux grandes entreprises et aux ETI au 1er septembre 2026 et, pour les autres entreprises, au 01/09/2027. « À cette fin, le collaborateur doit communiquer au restaurateur l’adresse de facturation électronique de l’entreprise (a minima le SIREN ou SIRET) », indique l’administration. Cette dernière précise que « sur le plan technique, lorsque le payeur est un collaborateur, la transmission des données personnelles (nom, prénom) sera proscrite (question de conformité RGPD). Un code ID ou immatriculation salarié interne à l’entreprise sera renseigné sur la note de frais, permettant ainsi de rapprocher le collaborateur au sein de l’entreprise ».
3e cas : le collaborateur demande a posteriori une facture libellée au nom de l’entreprise
Le collaborateur n’ayant pas demandé au moment du paiement au restaurateur une facture libellée au nom de l’entreprise, le restaurateur l’a considéré comme un non-assujetti et a pris en compte l’opération dans son e-reporting de transactions et de paiement.
« Pour autant, l’entreprise souhaite, a posteriori, disposer d’une facture électronique notamment pour permettre la déduction de la TVA correspondante. Le restaurateur pourra a posteriori émettre une facture électronique à destination de l’entreprise par l’intermédiaire de sa plateforme agréée, admet l’administration. Cependant, afin de neutraliser la double prise en compte par l’administration de la base HT et de la TVA, cette facture électronique mentionnera « TVA déjà collectée » dans le cadre de facturation correspondant, car la TVA collectée a déjà été prise en compte dans le e-reporting initial ». Bien évidemment, le restaurateur devra veiller à ne pas comptabiliser deux fois cette vente.
Nous restons à votre disposition pour toute précision ou demande complémentaire.
Sonia LISNARD
Expert-comptable
